タスクデータをテキストでエクスポートするためのテンプレートをカスタマイズする

プロジェクトのアップデートは、いつも同じ形式に収まるとは限りません。手短なメールが必要なときもあれば、詳細なステータスサマリーや、ほかのアプリに貼り付けるだけのテキストブロックが欲しいときもあります。プロジェクトごとにステークホルダーや報告スタイルが異なるため、画一的なエクスポートではすぐに限界が生じます。

QuickPlanXはプロジェクト単位のテキストテンプレートでこの課題を解決します。一度文面を設定しておけば、エクスポートのたびに再利用でき、共有するたびに期待されるトーン・構成・詳細度を保てます。

テキストテンプレートとは？

テキストテンプレートは、共有するタスク情報の具体的な文面や構造を完全にコントロールできる強力なツールです。これを、**「特注の便箋（びんせん）に手紙を書く」**ようなプロセスとして捉えてください。

1. 便箋（固定テキスト）: 入力した通常のテキスト（「こんにちは」や「プロジェクトAlphaの詳細：」など）は、いわば便箋に最初から印刷されているヘッダーのようなものです。テキストテンプレートはプロジェクトごとに独立しているため、便箋に「プロジェクト名」を直接書いておくことができます。そのプロジェクトでタスクを共有する際、この部分は常に固定されます。
2. 動的なスタンプ（タスクフィールドのみ）: タスクフィールドIDを2つのパーセント記号で囲むと（例: %%name%%）、それが**「動的なスタンプ」**として機能します。QuickPlanXは、エクスポートする特定のタスクから実際のデータ（タスク名など）を取得し、便箋上の指定した場所にそのスタンプを自動的に押します。

なぜテキストテンプレートを使うのか？（コアコンセプト）

「プロジェクト設定ですでに使用するフィールドを選んでいるのに、なぜ別にテキストテンプレートを定義する必要があるのか？」と疑問に思うかもしれません。

その答えは、**「目的の絞り込みと柔軟性」**にあります。プロジェクト設定はプロジェクトの内部にどのようなデータを持たせるかを決定しますが、テキストテンプレートは、タスクを共有する際にどのようなデータがプロジェクトの外へ出るかを決定します。

1. 重要な情報だけを共有する: 相手によって必要な詳細は異なります。チームメンバーはすべての技術的なフィールドを知る必要がありますが、上司やクライアントはタスク名と完了日だけを確認したいかもしれません。テンプレートを使えば、特定の相手に合わせて情報を厳選できます。
2. ノイズを取り除く: プロジェクト管理には不可欠なフィールド（内部リンク、技術ID、複雑な計算式など）であっても、メールやメッセージで共有する際には不要だったり、混乱を招いたりすることがあります。テンプレートを使用することで、こうした「ノイズ」を排除し、最も関連性が高く読みやすい情報だけを提示できます。

シンプルな例

プロジェクト名が「プロジェクト・アルファ」で、共有するタスクが「チームミーティング」の場合、次のようなテンプレートを作成できます。

テンプレート作成時:

こんにちは、

プロジェクト名: プロジェクト・アルファ
タスク名: %%name%%

エクスポート結果:

こんにちは、

プロジェクト名: プロジェクト・アルファ
タスク名: チームミーティング

[!TIP] プレースホルダーは「タスクフィールド」専用です プロジェクト名や会社のロゴなど、プロジェクト内のすべてのタスクで共通の情報については、プレースホルダーを探す必要はありません。テンプレートに直接手入力してください。

テキストテンプレートはプロジェクトごとに独立しているため、プロジェクト属性をプレースホルダーにする必要はありません。通常のテキストとして直接書き込めば、QuickPlanXはエクスポートのたびにそれをそのままコピーします。

このシステムは、%%name%% をタスク名に置き換えるだけで、それ以外の記述内容はすべてそのまま維持されます。

テキストテンプレートにアクセスする手順

1. タスクをテキストにエクスポートするの手順に従ってレポートダイアログを開きます。
2. Template Settings をタップして Text Template Editor ダイアログを開きます。

テキストテンプレートの編集方法

テンプレートダイアログ

エディターには2つのパネルがあります。

• 左側には、通常のテキストエリアと同じようにテンプレートを作成できるテキストエディターがあります。
• 右側にはフィールドピッカーがあります。任意のフィールドをタップすると、現在のカーソル位置にそのプレースホルダーを挿入したり、選択中のテキストを置き換えたりできます。

テンプレートを編集する

左側のエディターで自由に文章を入力し、必要に応じてフィールドピッカーを使ってプレースホルダーを挿入したり、選択中のテキストをタスクデータのトークンに置き換えたりします。

フィールドプレースホルダーを挿入する

タスクデータを差し込みたい位置にカーソルを置き、選択範囲は空のままにして、フィールドピッカーでフィールドをタップします。選択したフィールドのプレースホルダーがカーソル位置に挿入されます。

テキストをフィールドプレースホルダーに置き換える

置き換えたいテキストを選択し、フィールドピッカーでフィールドをタップします。選択したテキストがそのフィールドのプレースホルダーに置き換わります。

フィールドプレースホルダーを別のプレースホルダーに置き換える

既存のプレースホルダーの中にカーソルを置く、またはプレースホルダー全体もしくは一部を選択してから、フィールドピッカーで別のフィールドをタップします。QuickPlanXが元のプレースホルダーを新しいものに差し替えます。

ベストプラクティス

まずメッセージを書き、その後プレースホルダーに差し替える

実際に共有したいメッセージを先に完成させましょう。文面と構成が整ったら、テンプレートエディターを開き、タスクごとに変わる部分をプレースホルダーに置き換えます。これで次回以降のエクスポートでもお気に入りの文面が保たれ、必要なタスクデータが自動で挿入されます。

新しく割り当てられたタスクを知らせるシンプルな例です。

• 想定する出力を用意する

  #3.2.1「チーム憲章の作成」というタスクがあなたに割り当てられました。

• その後、WBS番号とタスク名をフィールドプレースホルダーに置き換える。

  %%wbs%%「%%name%%」というタスクがあなたに割り当てられました。

複数のテンプレートを管理する

現在QuickPlanXがサポートするテキストテンプレートはプロジェクトごとに1つのみです。チーム向けとクライアント向けなど複数の形式が必要な場合は、ノートアプリや共有ドキュメントに別案を保存しておきましょう。別のレイアウトが必要になったら、一時的にエディターへ貼り付けてエクスポートし、その後標準のテンプレートに戻します。

例

デフォルトテンプレート

SlackやTeams、社内Wikiに素早くスナップショットを投稿し、重要なフィールドをひと目で確認したいときに最適です。

📋 タスク
----------------------------------------------------------
🏷️ 名前: %%name%%
🔢 WBS: %%wbs%%
🔖 種別: %%kind%%

📅 スケジュール
----------------------------------------------------------
🛫 開始: %%start%%
🛬 完了: %%finish%%
🗓️ 稼働日数: %%duration%%
⏳ 進捗率: %%task-completion%%

👥 リソース
----------------------------------------------------------
%%assignments%%

🛠️ 作業
----------------------------------------------------------
💼 作業量: %%work%%
⏳ 実作業の進捗率: %%work-completion%%

💰 コスト
----------------------------------------------------------
🧾 リソースコスト: %%resource-cost%%

📜 ノート
----------------------------------------------------------
%%text-1%%

注記

すべてのプロジェクトに最適なデフォルトテンプレートは存在しません。関係者が求める形式はさまざまで、ワークスペースによってカスタムフィールドも異なります。

タスクの進捗を更新する

こんにちは [チーム/名前] さん、

タスク **%%name%%** の最新状況をご共有します。

（参考までに、WBSコードは %%wbs%%、タスク種別は %%kind%% です。）

📅 **スケジュールはどうですか？**
* **%%start%%** に開始しました。
* 目標の完了日は **%%finish%%**（稼働日数は合計 %%duration%% 日）です。
* 時間の観点では、計画の **%%task-completion%%** まで進んでいます。

🛠️ **実際の作業状況は？**
* 計画された作業量は **%%work%%** です。
* チームはそのうち **%%work-completion%%** を実作業として完了しています。

👥 **担当者は？**
* %%assignments%%

💰 **現在のコストは？**
* リソースコストは現時点で **%%resource-cost%%** です。

📜 **その他の共有事項**
%%text-1%%

ご不明な点があればお知らせください。

よろしくお願いします。
[あなたの名前]

新しいタスクの割り当てメール - 箇条書きスタイル

こんにちは [チームメンバーの名前] さん、

**%%name%%** という新しいタスクがあなたに割り当てられました。詳細は以下の通りです。

* **タスク:** %%name%%
* **種別:** %%kind%%
* **追跡コード (WBS):** %%wbs%%

* **開始日:** %%start%%
* **期限:** %%finish%%
* **見積もり工数:** %%work%%（約 %%duration%%）

* **タスクの説明:**
    %%text-1%%

* **関連するリンク／ドキュメント:**
    [チケット、デザイン、ドキュメントなどのリンクを追加してください]

説明を確認し、着手前に質問があればお知らせください。

よろしくお願いします。
[あなたの名前]

備考

タスクデータをテキストにエクスポートした後、メールで送る前にMarkdownエディターに貼り付けて整形するのもおすすめです。

新しいタスクの割り当てメール - 構造化スタイル

こんにちは [チームメンバーの名前] さん、

新しいタスクが割り当てられました。以下をご確認ください。

📋 **タスク**
* **名前:** %%name%%
* **種別:** %%kind%%
* **WBS コード:** %%wbs%%

📅 **スケジュール**
* **開始日:** %%start%%
* **期限:** %%finish%%
* **推定期間:** %%duration%%

🛠️ **作業量**
* **予定工数:** %%work%%

📜 **タスクの概要と目的**
* %%text-1%%
* **リンク／ファイル:** [関連リンクを追加してください]

開始するために必要なものが揃っているか教えてください。

よろしくお願いします。
[あなたの名前]

備考

共有前にフォーマットを微調整したい場合は、お気に入りのMarkdownエディター（例: iA WriterやObsidian）に貼り付けて見出しや箇条書きを整えてから送信してください。

スタンドアップ更新スニペット

チームが最新の進捗とブロッカーだけを知りたいデイリースタンドアップやクイックなチャット更新に最適です。

**スタンドアップ更新 — %%name%% (%%wbs%%)**

- **進捗:** %%task-completion%% 完了、作業提供率 %%work-completion%%
- **日付:** %%start%% → %%finish%% (稼働日数 %%duration%% 日)
- **現在のフォーカス:** %%text-1%%
- **次のステップ / ブロッカー:** [ここにメモを追加]
- **担当:** %%assignments%%

まだまだ活用の幅があります

テキストテンプレートを使えば、タスクデータを素早く再現性のある形で共有できます。ステータス更新、引き継ぎ、クライアント向けレポートなど用途に応じて複数のバリエーションを作成して構いません。今後もこの機能を拡張していきたいので、フィードバックをぜひお寄せください。