Personalizar la plantilla de texto para exportar datos de tareas

Las actualizaciones de proyecto rara vez encajan en un único formato. A veces necesitas un correo rápido, otras veces un resumen detallado del estado o simplemente un bloque de texto para pegarlo en otra aplicación. Como cada proyecto tiene sus propios interesados y estilo de reporte, un export genérico se queda corto rápidamente.

QuickPlanX resuelve esto con plantillas de texto a nivel de proyecto. Configura el mensaje una sola vez, reutilízalo siempre que exportes y mantén cada envío alineado con el tono, la estructura y el nivel de detalle que espera tu audiencia.

Qué es una plantilla de texto

Una plantilla de texto es texto sin formato compuesto por dos tipos de elementos:

• Copia fija que aparece exactamente como la escribes en la exportación.
• Marcadores de campo, que son identificadores de campos de tareas envueltos en %%. Durante la exportación, QuickPlanX reemplaza cada marcador por el valor actual de la tarea seleccionada.

Pasos para acceder a la plantilla de texto

1. Abre el cuadro de diálogo de reportes siguiendo los pasos de Exportar tarea a texto.
2. Toca Template Settings para abrir el cuadro de diálogo Text Template Editor.

Cómo editar la plantilla de texto

Cuadro de diálogo de la plantilla

El editor presenta dos paneles:

• Un editor de texto a la izquierda, donde redactas la plantilla como cualquier otra área de texto.
• Un selector de campos a la derecha. Toca cualquier campo para insertar su marcador en la posición actual del cursor o para reemplazar texto resaltado.

Editar la plantilla

Escribe libremente en el editor de la izquierda y usa luego el selector de campos para insertar marcadores o sustituir texto resaltado por datos de la tarea.

Insertar un marcador de campo

Posiciona el cursor donde quieras añadir un dato de la tarea, deja la selección vacía y toca un campo en el selector. El marcador de ese campo se inserta en la posición del cursor.

Sustituir texto por un marcador de campo

Resalta el texto que quieras reemplazar y toca un campo en el selector. El texto resaltado se cambia por el marcador de ese campo.

Sustituir un marcador de campo por otro

Coloca el cursor dentro de un marcador existente —o selecciónalo parcial o totalmente en el editor— y toca un campo diferente en el selector. QuickPlanX reemplaza el marcador original por el nuevo.

Mejores prácticas

Redacta el mensaje y después cambia los marcadores

Empieza escribiendo el texto exacto que quieres compartir para una tarea real. Cuando estés conforme con el tono y la estructura, abre el editor de plantillas y reemplaza por marcadores los campos que cambian de una tarea a otra. Así, las exportaciones futuras coincidirán con tu copia preferida e insertarán automáticamente los datos correctos.

Un ejemplo sencillo para avisar a alguien de una tarea recién asignada:

• Prepara el resultado esperado

  Se te asignó la tarea #3.2.1, titulada "Desarrollar la carta del equipo".

• Luego reemplaza el número WBS y el nombre de la tarea por marcadores.

  Se te asignó la tarea %%wbs%%, titulada "%%name%%".

Mantén más de una plantilla

Actualmente QuickPlanX admite una sola plantilla de texto por proyecto. Si dependes de múltiples formatos —quizá uno para el equipo y otro para clientes— guarda las versiones adicionales en una app de notas o un documento compartido. Cuando necesites un diseño alternativo, pégalo en el editor, realiza la exportación y vuelve después a tu plantilla estándar.

Ejemplos

Plantilla predeterminada

Ideal para publicar rápidamente una instantánea en Slack, Teams o un wiki interno manteniendo los campos clave a la vista.

📋 Tarea
----------------------------------------------------------
🏷️ Nombre: %%name%%
🔢 WBS: %%wbs%%
🔖 Tipo: %%kind%%

📅 Cronograma
----------------------------------------------------------
🛫 Inicio: %%start%%
🛬 Fin: %%finish%%
🗓️ Días laborables: %%duration%%
⏳ % de progreso: %%task-completion%%

👥 Recursos
----------------------------------------------------------
%%assignments%%

🛠️ Trabajo
----------------------------------------------------------
💼 Trabajo: %%work%%
⏳ % de avance físico: %%work-completion%%

💰 Costos
----------------------------------------------------------
🧾 Costo de recursos: %%resource-cost%%

📜 Notas
----------------------------------------------------------
%%text-1%%

nota

No existe una plantilla predeterminada perfecta para todos los proyectos: los interesados esperan formatos distintos y los campos personalizados varían entre espacios de trabajo.

Actualizar el estado de una tarea

Hola [Equipo/Nombre],

Aquí tienes una actualización rápida de la tarea **%%name%%**.

(Para que lo tengas a mano, el código WBS es %%wbs%% y es una tarea de tipo %%kind%%).

📅 **¿Cómo vamos con el cronograma?**
* Comenzamos el **%%start%%**.
* La fecha objetivo de finalización es **%%finish%%** (un total de %%duration%% días laborables).
* En términos de tiempo, llevamos **%%task-completion%%** del plan.

🛠️ **¿Y el trabajo real?**
* El esfuerzo planificado total es **%%work%%**.
* El equipo ha completado físicamente **%%work-completion%%** de ese esfuerzo.

👥 **¿Quién está asignado?**
* %%assignments%%

💰 **¿Qué costo llevamos?**
* El costo de recursos va por **%%resource-cost%%**.

📜 **¿Algo más que agregar?**
%%text-1%%

Si tienes alguna pregunta, házmelo saber.

Saludos,
[Tu nombre]

Correo de nueva tarea asignada - estilo con viñetas

Hola [Nombre del miembro del equipo]:

Se te asignó una nueva tarea, **%%name%%**. Estos son los detalles:

* **Tarea:** %%name%%
* **Tipo:** %%kind%%
* **Código de seguimiento (WBS):** %%wbs%%

* **Fecha de inicio:** %%start%%
* **Fecha de entrega:** %%finish%%
* **Esfuerzo estimado:** %%work%% (aprox. %%duration%%)

* **Descripción de la tarea:**
    %%text-1%%

* **Enlaces o documentos relevantes:**
    [Agrega enlaces a tickets, diseños o documentos aquí]

Revisa la descripción y avísame si tienes preguntas antes de comenzar.

Saludos,
[Tu nombre]

info

Después de exportar los datos de la tarea a texto, quizá prefieras pegarlos en un editor Markdown antes de enviarlos por correo.

Correo de nueva tarea asignada - estilo estructurado

Hola [Nombre del miembro del equipo]:

Se te asignó una nueva tarea. Consulta los detalles a continuación.

📋 **Tarea**
* **Nombre:** %%name%%
* **Tipo:** %%kind%%
* **Código WBS:** %%wbs%%

📅 **Cronograma**
* **Fecha de inicio:** %%start%%
* **Fecha de entrega:** %%finish%%
* **Duración estimada:** %%duration%%

🛠️ **Esfuerzo**
* **Trabajo presupuestado:** %%work%%

📜 **Descripción y objetivo de la tarea**
* %%text-1%%
* **Enlaces/archivos:** [Agrega aquí los enlaces relevantes]

Confírmame si tienes todo lo necesario para empezar.

Saludos,
[Tu nombre]

info

¿Necesitas ajustar el formato antes de compartirlo? Pega el texto exportado en tu editor Markdown favorito (por ejemplo, iA Writer u Obsidian), ajusta los encabezados o las viñetas y envíalo.

Extracto para el standup

Perfecto para publicar en los canales del standup diario o para actualizaciones rápidas en las que el equipo solo necesita el progreso y los bloqueos más recientes.

**Actualización de standup — %%name%% (%%wbs%%)**

- **Progreso:** %%task-completion%% completado, %%work-completion%% del trabajo entregado
- **Fechas:** %%start%% → %%finish%% (%%duration%% días laborables)
- **Enfoque actual:** %%text-1%%
- **Próximos pasos / bloqueos:** [Agrega notas aquí]
- **Asignado a:** %%assignments%%

Hay más posibilidades

Las plantillas de texto desbloquean una manera rápida y repetible de compartir datos de tareas. Siéntete libre de crear variaciones para actualizaciones de estado, traspasos o reportes a clientes. Queremos seguir ampliando esta capacidad, así que tu opinión siempre es bienvenida.