自定义任务数据文本导出模板

项目更新很难套用同一个格式。有时需要一封简短的提醒邮件，有时要详细的状态汇报，或者只是想复制一段文本到其他应用。由于每个项目的利益相关者和汇报风格都不同，千篇一律的导出方式很快就会显得捉襟见肘。

QuickPlanX 通过项目级文本模板解决了这个问题。提前配置好措辞，之后每次导出都能复用，让每一次分享都保持你期望的语气、结构和细节。

什么是文本模板？

文本模板是一个强大的工具，让你能完全控制所分享的任务信息的具体文字和结构。你可以将其想象为在一张**“定制信纸”**上写信：

1. 信纸（固定文本）： 你输入的任何普通文本（如“你好”或“Alpha项目详情：”）就像是信纸上预先印好的页眉。由于每个项目都有自己独立的模板，你可以直接把“项目名称”印在信纸上。在这个项目里分享任何任务时，这部分内容都是固定不变的。
2. 动态印章（仅限任务字段）： 当你用双百分号包裹一个任务字段 ID（如 %%name%%）时，它就像一个**“动态印章”**。QuickPlanX 会自动把这个印章盖在你的信纸上，并根据你当前正在导出的特定任务，在印章处填入实际的数据（如任务名称）。

为什么需要文本模板？（核心概念）

你可能会想：“如果我已经在项目设置中选好了项目字段，为什么还需要单独定义文本模板呢？”

答案是：关注点与灵活性。项目设置决定了你的项目内部存有哪些数据，而文本模板决定了你分享任务时，哪些数据会离开项目。

1. 只分享重要的信息： 不同的受众需要不同的细节。团队成员可能需要了解所有技术字段，但利益相关者（如老板或客户）可能只想看到任务名称和完成日期。模板让你能为特定受众筛选出所需的信息。
2. 过滤干扰信息： 某些字段对项目管理至关重要（如内部链接、技术 ID 或复杂的公式），但在发送邮件或消息时可能是多余的甚至会造成干扰。模板让你可以剔除这些“噪音”，只呈现最相关、易读的信息。

一个简单的例子

如果你的项目名称是“Alpha 项目”，而你正在分享的任务是“团队会议”，你可以这样设置模板：

模板内容：

你好，

项目名称：Alpha 项目
任务名称：%%name%%

导出结果：

你好，

项目名称：Alpha 项目
任务名称：团队会议

[!TIP] 占位符仅用于“任务字段” 如果某项信息在项目的每个任务中都是一样的——比如项目名称或公司 Logo——只需在模板中直接手动输入即可。

因为每个项目都有自己独立的文本模板，所以没有必要为“项目属性”设置占位符。直接以普通文本的形式写进去，QuickPlanX 就会在每次导出时将其原样复制。

该系统只是简单地将 %%name%% 替换为任务名称，而保持你编写的其他所有内容不变。

访问文本模板的步骤

1. 按照导出任务为文本中的步骤打开报告对话框。
2. 点击 Template Settings 打开 Text Template Editor 对话框。

如何编辑文本模板

模板对话框

编辑器包含两个面板：

• 左侧是文本编辑器，你可以像在普通文本区域一样撰写模板。
• 右侧是字段选择器。点击任意字段即可在当前光标位置插入该字段的占位符，或替换高亮的文本。

编辑模板

在左侧编辑器中自由输入，然后使用字段选择器插入占位符，或把选中的文本替换为任务数据标记。

插入字段占位符

将光标放在需要插入任务数据的位置，不要选中任何内容，然后点击字段选择器中的字段。该字段的占位符会插入到光标所在的位置。

用字段占位符替换文本

选中想要替换的文本，然后在字段选择器中点击字段。选中的文本会被该字段的占位符替换。

将一个字段占位符替换为另一个

把光标放进已有的占位符，或在编辑器中部分或全部选中它，然后在字段选择器中点击新的字段。QuickPlanX 会把原来的占位符替换为新的占位符。

最佳实践

先写好文案，再替换成占位符

先写出你准备在真实场景中分享的完整文案。确认语气和结构无误后，打开模板编辑器，把会随任务变化的字段替换成占位符。这样后续的导出既能保持你熟悉的文字风格，又会自动插入正确的任务数据。

以下示例演示如何提醒成员有新的任务被指派：

• 先准备预期的输出

  你被指派了任务 #3.2.1，标题为“制定团队章程”。

• 然后把 WBS 编号和任务名称替换为字段占位符。

  你被指派了任务 %%wbs%%，标题为“%%name%%”。

管理多个模板

目前 QuickPlanX 每个项目仅支持一个文本模板。如果你需要多种格式——例如团队内部更新和客户摘要各一份——可以把额外的版本保存在笔记应用或共享文档中。需要备用格式时，将其临时粘贴到编辑器中完成导出，然后再恢复为常用模板。

示例

默认模板

适合快速发布到 Slack、Teams 或内部 Wiki，让关键字段一目了然。

📋 任务
----------------------------------------------------------
🏷️ 名称：%%name%%
🔢 WBS：%%wbs%%
🔖 类型：%%kind%%

📅 日程
----------------------------------------------------------
🛫 开始：%%start%%
🛬 完成：%%finish%%
🗓️ 工作日：%%duration%%
⏳ 完成百分比：%%task-completion%%

👥 资源
----------------------------------------------------------
%%assignments%%

🛠️ 工作
----------------------------------------------------------
💼 工作量：%%work%%
⏳ 实际完成百分比：%%work-completion%%

💰 成本
----------------------------------------------------------
🧾 资源成本：%%resource-cost%%

📜 备注
----------------------------------------------------------
%%text-1%%

备注

不存在适用于所有项目的完美默认模板：不同利益相关者期望的格式不同，各个工作区的自定义字段也不一样。

更新任务状态

你好，[团队/姓名]：

这里是任务 **%%name%%** 的最新情况。

（供参考，WBS 代码是 %%wbs%%，任务类型为 %%kind%%。）

📅 **进度如何？**
* 我们在 **%%start%%** 开始执行。
* 目标完成日期是 **%%finish%%**（共 %%duration%% 个工作日）。
* 从时间维度看，计划完成度为 **%%task-completion%%**。

🛠️ **实际工作进展怎么样？**
* 总计计划工作量为 **%%work%%**。
* 团队已实际完成 **%%work-completion%%** 的工作。

👥 **目前由谁负责？**
* %%assignments%%

💰 **当前成本是多少？**
* 资源成本目前为 **%%resource-cost%%**。

📜 **还有其他补充吗？**
%%text-1%%

如有疑问请告诉我。

祝好！
[你的名字]

新任务指派邮件 - 列表样式

你好，[团队成员姓名]：

你收到了一项新任务 **%%name%%**，具体如下：

* **任务：** %%name%%
* **类型：** %%kind%%
* **跟踪代码（WBS）：** %%wbs%%

* **开始日期：** %%start%%
* **截止日期：** %%finish%%
* **预估工作量：** %%work%%（约 %%duration%%）

* **任务描述：**
    %%text-1%%

* **相关链接/文档：**
    [请在此添加工单、设计或文档链接]

请先阅读描述，如有问题请在开始前告知我。

谢谢！
[你的名字]

信息

将任务数据导出为文本后，可以先粘贴到 Markdown 编辑器中再以邮件发送。

新任务指派邮件 - 结构化样式

你好，[团队成员姓名]：

有一项新任务指派给你，请查看以下详情。

📋 **任务**
* **名称：** %%name%%
* **类型：** %%kind%%
* **WBS 代码：** %%wbs%%

📅 **日程**
* **开始日期：** %%start%%
* **截止日期：** %%finish%%
* **预估时长：** %%duration%%

🛠️ **工作量**
* **计划工作量：** %%work%%

📜 **任务说明与目标**
* %%text-1%%
* **链接/文件：** [在此添加相关链接]

如需任何支持，请随时告诉我。

谢谢！
[你的名字]

信息

需要在分享前微调格式？可以将导出的文本粘贴到你喜欢的 Markdown 编辑器（例如 iA Writer 或 Obsidian）中，再调整标题或列表后发送。

日常站会简讯

适合发布到每日站会频道或快速聊天更新，让团队快速掌握最新进展和阻碍。

**站会更新 — %%name%% (%%wbs%%)**

- **进度：** %%task-completion%% 已完成，工作交付度 %%work-completion%%
- **日期：** %%start%% → %%finish%%（%%duration%% 个工作日）
- **当前重点：** %%text-1%%
- **下一步/阻碍：** [在此添加备注]
- **负责人：** %%assignments%%

还有更多玩法

文本模板提供了快速、可复用的方式来分享任务数据。可以根据状态更新、交接或客户汇报等不同场景创建多份模板。我们也希望持续扩展这项能力，欢迎随时反馈建议。